Ofis değişiklikleri çeşitli nedenlerden dolayı yapılmak zorunda kalınır. Ofis taşımacılığı evden eve taşımacılıkla karşılaştırıldığında çok daha zordur. Çünkü ofiste bulunan her eşyanın zarar görmeden güvenli olarak taşınması gerekliliği vardır. Ofiste bulunan her eşya daha çok elektronik kapsamında olduğundan bu özen gerekliliktir.

Ofis Taşırken Dikkat Edilecekler
Ofis Taşırken Dikkat Edilecek Hususlar

Ofis taşımacılığında mutlaka bir planlama yapılmak zorundadır. Bu planlama çerçevesinde gerekenler ayrılırken; gereksiz olan gruptaki her şey ayrıştırılıp temizlenmelidir. Ofis taşırken neler yapılmalı sorusunun cevabı garantili hizmet sunan bir nakliye firması ile çalışmak olmalıdır. Bunun öncesinde de önemli olan nokta; ofis taşırken bir planlama ve hazırlık sürecidir.

Ofis Taşımada İlk Adım

Ofis taşımak için ilk adım; taşınmadan en az 1 ay öncesinden atılmalıdır. Dikkat edilmesi gereken detaylar;

  • Kira kontratının incelenmesi
  • Ofisteki eşyalar için taşıma sigortasına ihtiyaç olma hali
  • En iyi hizmeti alabilmek için fiyat araştırması yapmak
  • Gereksiz harcamaları engellemek için bütçeyi öncesinde ayarlamak
  • İşlerin gidişatı için bir planlama oluşturmak

Ofis Taşımada İkinci Adım

  • Taşınma tarihinin belirlenmesinden sonra mülk sahibi resmi yollarla bilgilendirilmelidir.
  • Taşınılacak tarih ve yeni adres paylaşılmalıdır.
  • Ekibin sorumlulukları belirlenmelidir.
  • Taşınma günü gerekli altyapılar için bilgi işlem departmanı bilgilendirilmelidir.
  • Adres değişikliği kişi ve kurumlara bildirilmelidir.

Ofis taşıma plan dahilinde yürütülmesi gereken bir işlemdir. Mevcut olan tüm ofis ekipmanlarının listelemesi yapılmalıdır. Yeni ofiste işin ilerleme kısmı planlanmalıdır. Yeni ofis için tüm girişlerin kontrolleri yapılmalıdır. İletişim ağları ayrıntılı olarak gözden geçirilmelidir.

1) Ofis Taşımacılığında Planlı Birliktelik

Ofis taşımacılığı birçok detayı bir arada barındıran bir kuvvet birliği olarak tanımlanabilir. Neden? Çünkü bir görev vardır ve bu görevin yerine getirilmesi için her bireyin bir görevi dolayısıyla gücü vardır. Bu küçük parçalar yönetilir hale gelerek birleşir ve kuvvet oluşur.

2) Ofiste Altyapı Çalışmaları

Taşımacılık yapılacak ofiste altyapı çalışmaları önceden mutlaka hazırlanmalıdır. Taşınma süreci başlamadan önce bu hazırlık ekibi mutlaka oluşturulmalıdır. Yeni ofiste internet altyapısı, elektrik sistemi, su sistemi, ısınma sistemine dair her ayarlama büyük önem taşır.

3) Ofis Eşyaları Kategorilere Ayrılmalı

Ofis eşyaları kategorilere ayrılırken her kutu etiketlenmeli ve yeni alan için hazır hale getirilmelidir. Bu durum hem nakliye şirketinin işini kolaylaştırır hem de yeni yerinde faaliyete daha hızlı geçiş sağlar.

4) İletişim Bilgilerinin Güncellenmesi

Taşınma işlemleri başlamadan önce yeni ofis adresinin abonelik işlemlerinin tamamlanmış olması gereklidir. Yeni iletişim bilgileri mutlaka paylaşılmış olmalıdır.

5) Web Sitesi Güncellenmeli

Bir kurumsal firmanın vitrini web sitesidir. Bu nedenle yeni alana taşınmadan önce sitedeki bilgilerin güncelliği sağlanmak zorundadır. Bu hem fayda sağlar hem de yapılması gerekenler arasındadır.

6) Ofis Taşınmasında Çalışanlarla İletişim Planı

Ofis taşınmalarında plan olmazsa olmaz kuraldır. Konu çalışanlarla iletişim planı olunca bu çok daha önemli bir hal alır. Çalışanların ofiste geçirdikleri zaman bazen kendi yaşam alanlarında geçirdikleri zamandan çok daha fazla olabilmektedir. Dolayısıyla ofisleri artık evleri haline yani alışkanlık haline gelir. Bu noktada iken ofis taşınması demek; bazen performansları da ciddi oranda etkiler.

Ofis taşınmasına karar verilmeden önce çalışanlarla bu kararın neden alındığı, gelecek günlerde onlara getireceği katkılar, niyetleri, hedefleri aktarılmalıdır.

7) Lojistik Plan

Ofis taşınmasında lojistik plan artı önem taşır. Taşınma sürecinde sorunsuzluk yaşanması beraberinde ayrılan bütçeden kopmadan ilerlenmesi önemlidir. Lojistik planlama da zamanlama, güvenlik, paketleme, alan, konum önem taşıyan faktörlerdir.

8) Zaman

Ofis taşınma esnasında bir zaman çizelgesi oluşturulur ve ekibin bu çizelgeyi uyması planlanır. Herkesin bir görevi olduğundan ve plan dahilinde ilerleme sağlanacağından bu durum herkesi motive eder.

9) Binanın Fiziksel Durumu

Alan boyutlarından başlamak üzere, her türlü tasarımı içine katacak şekilde tüm fiziksel özellikle kapsamında bir kontrol oluşturulmasıdır. Bir mutfak ya da banyoda tamamlanması gereken eksik bir şey kontrolü gibi bir yaklaşımı içerir.

10) Tasarım ve Estetik Görüntü

Ofisin tasarımı estetik görüntüsü hem işyerini hem çalışanları hem de müşterileri etkileyen unsurdur. Bu nedenle ofisin her alanında bir tema olması, bir stil olması, var olan amacı yansıtması gereklidir. Estetik görüntü için ofis eşyaları, ekipmanları gerekirse değiştirilmelidir. Görsellik büyük önem taşır.

11) Güvenlik

Ofis arayışı içerisinde iken güvenilirlik payı önemli olan kısımdır. Buna çalışanlar ve müşteriler dahildir. Sağlıkları ya da güvenlikleri söz konusu olduğunda ofis binasının yaşının, korunma çerçevelerinin öğrenilmesi gereklidir. Yapısal anlamda sorunlar varsa bunlar incelenmelidir.

Güvenlik kapsamında çalışanlar ile ilgilenmek sorumluluktur. Çalışılan alanın alarm sistemi ile korunması, güvenlik kameraları ile izlenmesi, eğitimli bir güvenli ekibinin olması, teknolojik anlamda IP sisteminin aktifliği gereklidir.

12) Ücretsiz Otopark

Her zaman eski ofis olanakları ile yeni ofis olanakları karşılaştırılır. Bu noktada yeni ofis alanında mesela ücretsiz otopark hizmeti yoksa bu aranılan bir özellik haline gelir.

13) Ofisin Konumu

Yeni bir alan dolayısıyla yeni bir ofis kiralama işinde konum son derece önemlidir. Bu yeni bina gerek çalışanlar gerekse müşteriler için merkezi bir konumda olmalı, iletişimde sorun yaşanmamalıdır. Özel araba dışında toplu taşımaya hatta yürüme mesafesine uygunluk aranılan özelliklerdir. Buna ek olarak etrafında yeme içmeye dair olanaklar olması da ekstra cazip gelen detaylar arasındadır.

Konu ofis taşımacılığı olduğunda temel kural planlamak, görev dağılımı yapılmasıdır. Takım olarak yapılan çalışmalar çok daha başarılı ve hızlı görev tamamlanması demektir. Bu da alternatifsiz başarıdır. Mutlaka başta çalışanlar olmak üzere müşterilere gereken değişiklik hakkında bilgi zamanında verilmelidir. Verilen bu bilgi sayesinde ofis taşımacılığı sürecinde müşteriden gelen bir maile ya da bir telefona cevap vermeme hallerinde karşılıklı anlayış söz konusu olacaktır.

14) İnternet – Telefon – Posta Adresi

Günümüzde buna vazgeçilmez üçlü sıfatını yakıştırmak yanlış olmaz. Artık hayatımızın her anında olan internet en büyük iletişim kaynağıdır. Konu haberleşme ağları olduğunda internet, telefon ve eposta ofis taşınmasından önce tüm yönlendirilme işlemlerinin bitmiş olması gerekliliğini taşır.

Hazır Ofis Alanları

Sultanbeyli Evden Eve Nakliye Ücretleri
Evden Eve Nakliye

Hazır ofis alanları seçmek; taşınma zamanında yaşanacak stresin neredeyse yarısından kurtulmak demektir. Neden? Çünkü masraf azalacaktır, kurulum sıkıntısı yaşanmayacaktır, düzenleme sorunu olmayacaktır. Her şey dahil olarak adlandırılan bu ofis tiplerinin işlevselliği mobilyaların durumundan emin olunması yeterli olan kısımdır.

Hazır Ofis Alanları Kiralama Avantajları

  • Genel giderler belirlenmiş bir paket içerisindedir.
  • Teknolojik her özellik vardır.
  • Asistanlar, temizlik, IT, altyapı gibi konuların ayrı ayrı düşünülmesine gerek kalmaz.
  • Ofisler kolay ulaşılabilen bir konumdadır.

Geriye sadece işte performans gösterme düşüncesi kalır.

Yeni ofisler için eski ofis alanında hazırlanan kutular da artı önem taşır. Aslında yeni ofis yeni şeyler ister, yeni mobilyalarla hareket kazanır. Bu noktada çok eski eşyaların getirilmesi gereksiz olacaktır. Hele hele mobilyalı bir ofis alanı söz konusu ise   taşıma maliyetinden kurtularak bütçe açısından kar sağlanır.

Yeni ofis taşımalarında dikkat edilmesi gereken bir başka önemli nokta; bütçe konusudur. Planlı olunmazsa bu durum süreci sıkıntıya sokabildiği gibi aynı sıkıntı otomatikman çalışanlara da yansır hale gelir. Bu da daha ilk anlardan stresli bir döneme giriş ve kötü performanslara gebedir. Bütçe belirlemesi bu noktada göz önünde bulundurulması gereken konudur. Zira taşınmalarda her zaman sürpriz olan son dakika harcamaları gündeme gelebilir.

Ofis taşıma süreçlerinde bu paraflar kapsamında hızlı çözümlemelere gidilerek çok daha profesyonel adım atılmış olunur. Taşıma süreçleri profesyonel ekspertiz yapan firmalara teslim edildiğinde her şey detaylı olacaktır. Dolayısıyla bir sözleşme kapsamında hareket edilen taşımalarda nakliye firması ile aynı zamanda sigorta da dahil olacaktır. Yapılması gereken sözleşme ve sigorta maddelerinin dikkatle incelenmesi gerekliliğidir.

Ofis taşıma işi profesyonellik ister plan program ister ekip işidir, kalite ve güven demektir. Uzman çözümler sunmak demektir. Dolayısıyla ofis taşınma işi bizim işimizdir.

Mert Korkmazoğlu

1990 yılından beri evden eve nakliyat ve eşya depolama hizmetini sizlere sunmaktayız.

Bir cevap yazın